Dokumenter

Kunden finner dokumentasjonen sin selv

FDV, rapporter, bilder og erklæringer samlet på kunden de hører til, og tilgjengelig for kunden selv når de trenger dem.

Kom i gang Se hvordan det virker

Dokumentet finnes. Det er å finne det igjen som koster.

Særlig når det er kunden som spør, og det haster fordi de skal selge bygget.

Det ligger hos én person

I innboksen til han som var på jobben. Er han i ferie, finnes det i praksis ikke.

Ingen vet hvilken versjon som gjelder

Rapport_endelig_v3_ny.pdf er ikke et arkiv. Det er en gjetning.

Kunden spør igjen om et år

Og da må noen lete på nytt, i en innboks som har vokst med ti tusen e-poster.

Se det skje

Fra permen i bilen til kunden som finner det selv, klokka elleve på kvelden.

  1. Du laster oppDra filen inn på kunden eller produktet den hører til.
  2. Det sorterer seg selvKategori, kunde og produkt. Ingen mappestruktur å vedlikeholde.
  3. Kunden finner det selvPå sin egen side, uten å ringe deg.
  4. Og ved eierskifteDokumentasjonen ligger der. Den nye eieren får tilgang, ikke en eske med papir.

Fjordvik Borettslag

FDV varmepumpe EN25.pdf2,4 MB · lastet opp nå
Lagret

Knyttet til produktet med serienummer 4471-A.

Dokumenter på kunden

FDV-dokumentasjon4 filer
Synlig
Samsvarserklæringer2 filer
Synlig
Internt notat1 fil
Kun for dere

Kundens skjerm

Mine dokumenter Varmepumpe EN25 · FDV, samsvarserklæring, garantibevis og siste servicerapport. Last ned

Fem år senere

Alt er der

Ingen leter i en perm.
Ingen ringer deg for en kopi.

Slik havner dokumentet der det hører hjemme

Last opp én gang, på riktig kunde. Resten følger av seg selv.

Motoren

Filen lagres kryptert, knyttes til kunden, og kan i tillegg festes til et konkret produkt de har kjøpt.

Lastes opp

Fra kundekortet, eller sammen med en servicerapport.

Merkes

Type og tittel, og valgfritt hvilket produkt det gjelder.

Lagres trygt

I objektlagring, ikke i basen. Nedlasting går gjennom en kontrollert lenke.

Deles

Du bestemmer om kunden skal se det, eller om det er internt.

Finnes igjen

På kunden, på produktet, eller i kundens egen portal.

Slik ser dokumentarkivet ut på kunden

Alt henger på kunden det gjelder, og gjerne på det konkrete produktet med serienummer.

Fjordvik Borettslag · Dokumenter12 filer
Samsvarserklæring elektro.pdf4. juli · Varmepumpe SN 4471-A
Delt med kunden
FDV varmepumpe.pdf4. juli · Varmepumpe SN 4471-A
Delt med kunden
Servicerapport juni.pdf28. juni · Serviceavtale
Delt med kunden
Kalkyle internt.xlsx2. juli
Kun internt

Hvem ser hva

Et internt notat og en samsvarserklæring hører ikke hjemme på samme sted i kundens øyne.

Kunden ser

  • Samsvarserklæringer og FDV-dokumentasjon
  • Servicerapporter etter utført jobb
  • Bilder og målinger fra anlegget deres
  • Signerte avtaler og tilbud

Bare dere ser

  • Interne notater og kalkyler
  • Utkast som ikke er ferdige
  • Dokumenter du ikke har delt eksplisitt

Hvor dataene kommer fra

Kunden og produktene hentes. Dokumentene er dine, og de forsvinner ikke i en synk.

Hentes og holdes oppdatert

KunderProdukterOrdrer

Legger du inn selv

DokumenterBilderRapporterHvem som ser dem

Synkroniseringen overskriver aldri noe du har lastet opp. Den rører bare feltene regnskapssystemet eier.

Spørsmål vi får

Hvor store filer kan lastes opp?

Vanlige rapporter, bilder og PDF-er går rett inn. Filene lagres i objektlagring, ikke i databasen, så arkivet vokser uten å gjøre systemet tregere.

Kan et dokument høre til et konkret produkt?

Ja. Du kan feste det til ordrelinjen, altså den enheten kunden faktisk kjøpte, med serienummer og alt.

Hva skjer hvis vi sletter en kunde?

Dokumentene følger kunden. Blir kunden borte i regnskapssystemet, blir raden merket som slettet hos oss i stedet for å forsvinne, slik at referansene består.

Slutt å lete

Last opp der jobben gjøres, og la kunden hente det selv neste gang de spør.

Kom i gang Se priser